So rechnet der Spesenrechner
- Inland: 28 € für jeden vollen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit, 14 € für An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise und für eintägige Reisen über 8 Stunden.
- Ausland: die Länder- und Städtesätze aus dem BMF-Schreiben für 2026. Für Orte ohne eigenen Satz gilt der Landessatz, für Länder ohne Eintrag der Satz für Luxemburg.
- Welches Land an welchem Tag? Am Anreisetag zählt der Ort, den du vor 24 Uhr Ortszeit erreichst – bei Flügen der Ort der Landung. Am Rückreisetag zählt der letzte Tätigkeitsort im Ausland. Dauert ein Flug über mehr als zwei Kalendertage, gilt für die Tage dazwischen der Satz für Österreich. Der Rechner setzt das Ziel für alle Tage; ändere den Ort je Tag, wenn du weiterreist.
- Gestellte Mahlzeiten: Stellt der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter (etwa das Hotel, dessen Rechnung die Firma zahlt) eine Mahlzeit, sinkt die Pauschale um 20 % des 24-Stunden-Satzes für ein Frühstück und um je 40 % für Mittag- und Abendessen. Lädt dich ein Kunde oder Lieferant ohne Veranlassung deines Arbeitgebers ein, bleibt die Pauschale ungekürzt.
- Übernachtung: Arbeitgeber dürfen 20 € pro Nacht im Inland bzw. den Auslandssatz steuerfrei erstatten. Wer selbst absetzt, setzt die Hotelrechnung an.
- Fahrtkosten: Mit dem eigenen Pkw 0,30 € je gefahrenem Kilometer, mit anderen motorisierten Fahrzeugen 0,20 €.
Wer zahlt die Pauschalen?
Als Arbeitnehmer bekommst du die Pauschalen entweder steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet oder setzt sie – soweit nicht erstattet – als Werbungskosten in der Steuererklärung an. Selbstständige und Unternehmer buchen sie als Betriebsausgabe. Die Pauschalen gelten unabhängig davon, was du tatsächlich ausgibst.
Bei längeren Einsätzen am selben Ort gibt es die Pauschalen nur für die ersten drei Monate. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen startet die Frist neu.
Allgemeine Information, keine Steuerberatung
Die Rechner bilden die gesetzlichen Pauschalen und die Verwaltungsauffassung ab. Für deinen Einzelfall – vor allem bei Bleisure-Reisen und Selbstständigkeit – entscheidet im Zweifel deine Steuerberatung oder Lohnbuchhaltung.
Häufige Fragen
Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026?
Im Inland 28 € bei 24 Stunden Abwesenheit und 14 € für An- und Abreisetage sowie eintägige Reisen über 8 Stunden. Im Ausland gelten die Länder- und Städtesätze aus dem BMF-Schreiben für 2026, zum Beispiel 48 € für China oder 66 € für New York.
Was passiert, wenn das Frühstück im Hotelpreis enthalten ist?
Zahlt der Arbeitgeber das Hotel samt Frühstück, wird die Tagespauschale um 20 % des 24-Stunden-Satzes gekürzt. Im Inland sind das 5,60 € pro Frühstück. Hak im Rechner einfach „F“ beim jeweiligen Tag an.
Gilt der Spesenrechner auch für Selbstständige?
Ja. Die Verpflegungspauschalen gelten auch für Unternehmer und Freiberufler. Die Übernachtungspauschale dagegen nicht – hier zählt die Hotelrechnung.
Wie zählt der Tag bei einem Nachtflug?
Erster und letzter Tag einer mehrtägigen Reise sind immer An- bzw. Abreisetag mit dem kleineren Satz, egal wie lange du an dem Tag unterwegs warst. Für das Land zählt, wo du vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt angekommen bist.
Kann ich das Ergebnis meinem Arbeitgeber geben?
Ja: Über „Als Reise übernehmen“ bekommst du eine vollständige Abrechnung mit Belegen als PDF und eine CSV-Datei für die Buchhaltung.