Bewirtungsbeleg auf Geschäftsreisen und im Ausland

Ein Bewirtungsbeleg besteht aus zwei Teilen: der Rechnung des Restaurants und deinen Angaben zu Anlass und Teilnehmern. Mit beidem sind 70 % der Kosten als Betriebsausgabe abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG), die Vorsteuer aus einer deutschen Rechnung voll. Für Bewirtungen ab 2025 gilt das BMF-Schreiben vom 19. November 2025. Es ersetzt das Schreiben vom 30. Juni 2021, das nur noch für Bewirtungen bis Ende 2024 anzuwenden ist.

Bewirtungsbeleg: 70 % Abzug, Vorsteuer zu 100 %

Abziehbar sind 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Kosten, das Trinkgeld eingeschlossen. Die übrigen 30 % sind nicht abziehbar. Bei der Umsatzsteuer gilt diese Kürzung nicht: Die Vorsteuer ist zu 100 % abziehbar, wenn die Kosten angemessen und nachgewiesen sind (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG). Fehlt nur die getrennte Aufzeichnung nach § 4 Abs. 7 EStG, schadet das dem Vorsteuerabzug nicht.

Die 70 % gelten für die gesamte Rechnung, also auch für deinen eigenen Anteil und den deiner Mitarbeiter, die mitessen (R 4.10 Abs. 6 EStR). Voll abziehbar ist nur die reine Bewirtung eigener Arbeitnehmer ohne Geschäftspartner (R 4.10 Abs. 7 EStR).

Was auf den Bewirtungsbeleg gehört

Die Rechnung des Restaurants

Sie muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Handschriftliche Ergänzungen reichen nicht.

• Elektronische Kasse: Hat das Restaurant eine elektronische Kasse, wird nur ein Beleg mit TSE-Sicherung anerkannt. Ein handschriftlicher Beleg führt dort zum vollständigen Ausschluss des Abzugs.
• Über 250 €: Möglich ist auch ein Kassenbeleg, der nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt wird.
• Trinkgeld: auf der Rechnung ausweisen oder vom Empfänger quittieren lassen.

Deine Angaben: der Eigenbeleg

Bei einer Bewirtung im Restaurant genügen Anlass und Teilnehmer, die Rechnung fügst du bei. Schreib den Eigenbeleg zeitnah und unterschreib ihn. Ein digitaler Eigenbeleg ist möglich, wenn dein Belegverfahren den GoBD entspricht, einschließlich Verfahrensdokumentation. Nenn den Anlass konkret, etwa „Verhandlung Rahmenvertrag 2027“, und die Teilnehmer mit Namen. Im Reiseplaner notierst du beides direkt am Belegfoto; den unterschriebenen Eigenbeleg ersetzt das nicht, liefert aber alle Angaben dafür.

Rechenbeispiel: Geschäftsessen in Hamburg

Du lädst zwei Kunden ein. Seit 1. Januar 2026 gilt für Speisen im Restaurant der ermäßigte Satz von 7 %, für Getränke weiter 19 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG).

Betriebsausgabe (70 % von 220,00 €)

154,00 €

Nicht abziehbar (30 %)

66,00 €

Vorsteuer, voll abziehbar

18,80 €

Die Rechnung liegt unter 250 €. Es reichen also die Angaben einer Kleinbetragsrechnung plus Tag der Bewirtung. Bei Pauschalangeboten mit Speisen und Getränken, etwa einem Menü mit Weinbegleitung, kann der Getränkeanteil laut Verwaltung mit 30 % des Pauschalpreises angesetzt werden.

Bewirtung im Ausland

Im Ausland bekommst du oft keine Rechnung, die den deutschen Anforderungen entspricht. Das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 regelt dafür in Randnummer 23 eine Ausnahme: Machst du glaubhaft, dass eine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung nicht zu erhalten war, genügt in Ausnahmefällen die ausländische Rechnung, auch wenn sie nicht alle Anforderungen erfüllt.

• Ist die Rechnung handschriftlich, musst du glaubhaft machen, dass es im Land keine Pflicht zu maschinellen Belegen gibt.
• Den Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmern brauchst du trotzdem.
• Notier direkt nach dem Essen, warum es keinen besseren Beleg gab, etwa „Restaurant stellt nur handschriftliche Quittungen aus“. Das erleichtert später die Glaubhaftmachung.
• Die 70-%-Grenze gilt auch für Bewirtungen im Ausland.
• Ausländische Umsatzsteuer ziehst du in Deutschland nicht als Vorsteuer ab. Ob du sie über die Vorsteuervergütung zurückbekommst, hängt vom Land ab. Das Vereinigte Königreich etwa schließt Bewirtung aus.

China: Lass dir im Restaurant einen Fapiao auf den Firmennamen ausstellen, denn der Kassenbon allein ist kein Fapiao. Heb Fapiao, Zahlungsnachweis und Eigenbeleg zusammen auf. Wie du den Fapiao anforderst, steht unter Bezahlen in China.

Arbeitnehmer: Bewirtung durch Arbeitgeber oder Geschäftsfreunde

Bist du als Angestellter auf Reisen, kommt es für deine Verpflegungspauschale darauf an, wer bewirtet. Richtet dein eigener Arbeitgeber ein Geschäftsessen aus und du isst mit, wird deine Pauschale gekürzt, um 40 % des Tagessatzes für ein Mittag- oder Abendessen. Lädt ein Kunde oder Lieferant ein, bleibt sie ungekürzt. Die Einzelheiten stehen beim Verpflegungsmehraufwand 2026.

Häufige Fragen