Reisekosten für Selbstständige und Unternehmer

Reisekosten für Selbstständige und Unternehmer sind Betriebsausgaben, wenn die Reise betrieblich veranlasst ist (§ 4 Abs. 4 EStG). Für die Verpflegung setzt du dieselben Pauschalen an wie Arbeitnehmer, im Inland 28 € für volle Tage und 14 € für An- und Abreisetage. Eine Übernachtungspauschale gibt es für dich nicht, hier zählt nur die Hotelrechnung. Fahrt, Bewirtung und Nebenkosten rechnest du mit Belegen ab.

Reisekosten als Betriebsausgaben: der Überblick

Verpflegung: Pauschalen statt Belege

Die Pauschalen gelten für dich nach Maßgabe von § 9 Abs. 4a EStG, mit denselben Regeln für An- und Abreisetag, eintägige Reisen über 8 Stunden und die Dreimonatsfrist. Belege über teureres Essen erhöhen den Abzug nicht. Die Pauschale steht dir aber auch zu, wenn du weniger ausgibst. Alle Regeln und Beispiele stehen beim Verpflegungsmehraufwand 2026. Ob und wie gestellte Mahlzeiten deine Pauschale kürzen, etwa ein Mittagessen im Kongresspreis, lässt du am besten von deiner Steuerberatung prüfen.

Übernachtung: nur mit Rechnung

Das BMF hat im Schreiben vom 5. Dezember 2025 klargestellt: Für den Betriebsausgabenabzug zählen nur die tatsächlichen Übernachtungskosten. Ein Frühstück im Gesamtpreis rechnest du heraus, im Inland mit 5,60 € je Nacht; wie das geht, steht bei der Übernachtungspauschale. Unangemessen hohe Kosten, die die Lebensführung berühren, sind nicht abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG). Das kann bei Luxushotels oder First Class eine Rolle spielen und wird im Einzelfall beurteilt.

Vorsteuer aus Reisekosten

Bist du zum Vorsteuerabzug berechtigt, ziehst du die deutsche Umsatzsteuer aus Rechnungen etwa für Hotel und Bahn als Vorsteuer ab. Bis 250 € brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV), für Tickets ein Fahrausweis (§ 34 UStDV). Drei Punkte solltest du kennen:

• Bewirtung: Die Vorsteuer ist zu 100 % abziehbar, obwohl ertragsteuerlich nur 70 % zählen. Voraussetzung: Die Kosten sind angemessen und nachgewiesen (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG).
• Pauschalen: Aus Verpflegungspauschalen und Kilometergeld gibt es keine Vorsteuer, weil keine Rechnung dahintersteht.
• Ausland: Ausländische Umsatzsteuer kannst du in Deutschland nicht als Vorsteuer abziehen. Aus EU-Staaten holst du sie über die Vorsteuervergütung zurück.

Als Kleinunternehmer hast du keinen Vorsteuerabzug. Einen Antrag auf Vorsteuervergütung im EU-Ausland leitet das BZSt für Kleinunternehmer nicht weiter.

Bleisure: Geschäftsreise mit privaten Tagen

Hängst du an eine Geschäftsreise Urlaub an, teilst du die Kosten auf. Grundlage sind der Beschluss des Großen Senats des Bundesfinanzhofs (GrS 1/06) und das BMF-Schreiben vom 6. Juli 2010, das ausdrücklich für alle Einkunftsarten gilt:

• Eindeutig betriebliche Kosten wie Messe oder Hotel an Geschäftstagen zählen voll, eindeutig private gar nicht.
• Gemischte Kosten wie der Flug werden in der Regel nach Zeitanteilen aufgeteilt.
• Bist du Aussteller auf einer auswärtigen Messe oder schließt du vor Ort ein ortsgebundenes Geschäft ab, zählen Hin- und Rückreise trotz angehängtem Urlaub voll. Private Interessen dürfen dabei nicht den Schwerpunkt der Reise bilden.
• Liegt der private Anteil unter 10 %, ist alles betrieblich. Liegt der betriebliche Anteil unter 10 %, bleiben nur die zusätzlichen, rein betrieblichen Kosten abziehbar.

Den Maßstab der Aufteilung musst du dokumentieren. Der Bleisure-Rechner rechnet das für dich aus.

Rechenbeispiel: drei Tage Messe in Wien

Du besuchst als Selbstständiger drei Tage eine Fachmesse in Wien, An- und Rückreise mit der Bahn. Alle Beträge sind brutto.

Die österreichische Umsatzsteuer auf Hotel, Messe und Essen holst du nicht über das deutsche Finanzamt zurück. Ob und wie viel davon erstattet wird, steht bei der Vorsteuer-Erstattung.

Aufzeichnungen, die du führen solltest

• Reiseanlass, Ziel, Datum und Uhrzeiten von Abreise und Rückkehr, damit die Pauschalen nachvollziehbar sind.
• Bei Bewirtungen Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe. Bewirtungen und Geschenke zeichnest du einzeln und getrennt von anderen Ausgaben auf (§ 4 Abs. 7 EStG).
• Bei Geschenken den Namen des Empfängers.
• Bei Kongressen und Seminaren einen Teilnahmenachweis für jede einzelne Veranstaltung. Die Anforderungen sind laut H 12.2 EStH streng.
• Bei Bleisure-Reisen den Aufteilungsmaßstab, etwa die Zahl der Geschäfts- und Privattage.

Rechnungen bewahrst du als Unternehmer 8 Jahre auf (§ 14b UStG). Wie das mit Fotos geht, steht unter Reisekosten-Belege.

Häufige Fragen