Reisekostenabrechnung: So geht’s 2026

Eine Reisekostenabrechnung fasst zusammen, was eine Geschäftsreise gekostet hat. Für die Verpflegung setzt du gesetzliche Pauschalen an, alles andere rechnest du mit Belegen ab. So kannst du eine Dienstreise als Angestellter genauso abrechnen wie eine Geschäftsreise als Selbstständiger. Unterschiedlich ist nur, wer am Ende zahlt und wo die Kosten steuerlich landen.

Was zur Reisekostenabrechnung gehört

Zwei Regeln vorab: Gestellte Mahlzeiten kürzen die Verpflegungspauschale. Private Tage einer Bleisure-Reise bekommen gar keine Pauschale.

Arbeitnehmer und Selbstständige: der Unterschied

Dein Arbeitgeber darf Reisekosten steuerfrei erstatten, soweit sie die abziehbaren Werbungskosten nicht übersteigen (§ 3 Nr. 16 EStG). Was er nicht erstattet, setzt du in der Steuererklärung als Werbungskosten an. Zahlt er mehr, ist der Überschuss Arbeitslohn.

Geschäftsreise abrechnen: Schritt für Schritt

1. Reisedaten festhalten
   Ziel, Anlass, Abreise und Rückkehr mit Datum und Uhrzeit. Die Uhrzeiten entscheiden über die Pauschalen.
2. Reisekosten-Belege sofort sichern
   Jede Quittung direkt nach dem Bezahlen fotografieren und mit einem Stichwort versehen. Bei Bewirtungen Anlass und Teilnehmer notieren.
3. Verpflegung je Tag ansetzen
   Voller Tag oder An- und Abreisetag, dazu Land oder Stadt. Gestellte Frühstücke und Essen abziehen.
4. Übernachtung und Fahrt
   Hotelrechnungen ohne Frühstück, Tickets laut Beleg, eigene Kilometer mal 0,30 €.
5. Private Anteile trennen
   Private Tage bekommen keine Pauschale, gemischte Kosten wie der Flug werden aufgeteilt.
6. Einreichen und aufbewahren
   Abrechnung mit Belegen an Arbeitgeber oder Buchhaltung geben. Unternehmen bewahren Buchungsbelege 8 Jahre auf.

Alle sechs Schritte erledigt der Reiseplaner in einem Ablauf, am Ende stehen PDF und CSV. Brauchst du nur die Pauschalen, reicht der Spesenrechner. Wer lieber mit Excel arbeitet, nimmt die Abrechnungs-Vorlage.

Fristen bei der Reisekostenabrechnung

• Abgabe beim Arbeitgeber: Bis wann du abrechnen musst, regeln Reiserichtlinie, Arbeits- oder Tarifvertrag.
• Dreimonatsfrist: Bei längeren Einsätzen an derselben Tätigkeitsstätte gibt es Verpflegungspauschalen nur für die ersten drei Monate.
• Umsatzsteuer aus dem EU-Ausland: Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern bis 30. September des Folgejahres, für Rechnungen aus 2026 also bis 30.09.2027.
• Aufbewahrung: Buchungsbelege und Rechnungen 8 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres.

Alle Ratgeber zu Reisekosten und Spesen

• Verpflegungsmehraufwand 2026Inlands- und Auslandssätze, Mahlzeitenkürzung und Dreimonatsfrist mit Rechenbeispielen.
• Auslandspauschalen 2026Alle Länder und Städte aus dem BMF-Schreiben, durchsuchbar.
• ÜbernachtungspauschaleWann die Pauschale gilt und wie du das Frühstück aus der Hotelrechnung herausrechnest.
• Kilometergeld und Fahrtkosten0,30 € je km, der Unterschied zur Entfernungspauschale und Tickets nach Beleg.
• Reisekosten für SelbstständigeBetriebsausgaben, Hotel nur mit Rechnung, Vorsteuer und Aufzeichnungen.
• BewirtungsbelegPflichtangaben, 70-%-Regel und Geschäftsessen im Ausland.
• Reisekosten-BelegeKleinbetragsrechnung, 8 Jahre Aufbewahrung, Fotos nach GoBD und Fapiao.
• Vorsteuer-ErstattungAusländische Umsatzsteuer über das BZSt zurückholen.
• Geschenke an GeschäftspartnerDie 50-Euro-Grenze, Aufzeichnung und Pauschalsteuer.
• Abrechnungs-VorlageExcel mit allen Auslandspauschalen 2026 und Druckversion.
• Reisekosten-AppAbrechnung im Browser, ohne Konto, Daten bleiben lokal.
• Bleisure-RechnerDienstreise mit Urlaub verbinden und Kosten sauber trennen.

Häufige Fragen