Geschäftsreise: 12 Hebel für Geld und Zeit

Die steuerlichen Hinweise sind bewusst knapp. Unter jedem Hebel steht, für wen er gilt.

Geschäftsreise-Kosten sparen bei Pauschalen und Erstattung

1. Pauschalen vollständig nutzen Geld

Die Verpflegungspauschale bekommst du unabhängig davon, was du tatsächlich ausgibst. Im Inland sind es 28 € für jeden vollen Tag und 14 € für An- und Abreisetag sowie für eintägige Reisen über 8 Stunden. Im Ausland gelten die Länder- und Städtesätze des BMF. Gern übersehen: Bei mehrtägigen Reisen gibt es den kleinen Satz am An- und Abreisetag ohne Mindestdauer, und bei Weiterreisen zählt das Land, das du vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichst. Der Spesenrechner wendet das Tag für Tag an.

Gilt für Arbeitnehmer (steuerfreie Erstattung oder Werbungskosten) und Selbstständige (Betriebsausgabe). Am selben Tätigkeitsort nur für die ersten drei Monate. Grundlage: § 9 Abs. 4a EStG.

2. Mahlzeiten richtig kürzen Geld

Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit oder lässt er sie stellen, sinkt die Pauschale um 20 % des 24-Stunden-Satzes für ein Frühstück und um je 40 % für Mittag- und Abendessen, im Inland also um 5,60 € beziehungsweise 11,20 €. Selbst bezahlte Essen kürzen nichts. Lädt dich ein Kunde ein, wird nach dem BMF-Schreiben zu den Reisekosten ebenfalls nicht gekürzt. Zahlst du für eine gestellte Mahlzeit etwas zu, mindert das die Kürzung. Wer zu viel kürzt, verschenkt Geld; wer zu wenig kürzt, riskiert eine Korrektur.

Gilt für Arbeitnehmer, deren Arbeitgeber Mahlzeiten stellt. Grundlage: § 9 Abs. 4a Satz 8 bis 10 EStG.

3. Übernachtungspauschale nutzen Geld

Arbeitgeber dürfen ohne Hotelrechnung pauschal 20 € je Nacht im Inland steuerfrei erstatten, im Ausland den Übernachtungssatz aus der BMF-Tabelle. Das lohnt sich, wenn du günstig übernachtest. Voraussetzung ist, dass die Unterkunft nicht unentgeltlich gestellt wird.

Gilt nur für die Erstattung durch den Arbeitgeber. Für Werbungskosten und Betriebsausgaben zählen die tatsächlichen Kosten laut Rechnung. Grundlage: R 9.7 Abs. 3 LStR.

4. Kilometer mit 0,30 € ansetzen Geld

Fährst du mit dem eigenen Pkw zum Termin, sind 0,30 € je gefahrenem Kilometer steuerfrei erstattbar, für Hin- und Rückweg. Für andere motorisierte Fahrzeuge sind es 0,20 €. Wer die Kilometer nicht aufschreibt, verschenkt sie.

Gilt für Arbeitnehmer mit eigenem Fahrzeug, Grundlage § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG. Selbstständige dürfen den Satz nur für private Fahrzeuge ansetzen, für ein Fahrzeug im Betriebsvermögen zählen die tatsächlichen Kosten.

5. Bewirtung: 70 % und vollständige Angaben Geld

Lädst du Geschäftspartner zum Essen ein, sind 70 % der angemessenen Kosten als Betriebsausgabe abziehbar, die Vorsteuer ganz. Das gilt nur mit Nachweis: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Betrag. Im Restaurant genügen die Rechnung und Angaben zu Anlass und Teilnehmern. Schreib beides noch am Tisch auf. Für ausländische Rechnungen gelten nach dem BMF-Schreiben vom 19.11.2025 Erleichterungen, den Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmern brauchst du trotzdem. Mehr zur Bewirtung.

Gilt für Unternehmen und Selbstständige; als Arbeitnehmer reichst du die Angaben mit dem Beleg ein. Grundlage: § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG.

6. Geschenke bis 50 € Geld

Geschenke an Geschäftspartner sind bis 50 € je Empfänger und Wirtschaftsjahr als Betriebsausgabe abziehbar; wer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, rechnet netto. Die Grenze ist eine Freigrenze: Liegt der Wert darüber, entfällt der Abzug ganz. Notier auf dem Beleg, wer das Geschenk bekommen hat. Mehr zu Geschenken.

Gilt für Unternehmen und Selbstständige. Grundlage: § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG.

7. Umsatzsteuer aus dem EU-Ausland zurückholen Geld

Auf Hotel, Messestand, Taxi oder Mietwagen im EU-Ausland zahlst du dortige Umsatzsteuer. Unternehmen bekommen sie im Vorsteuer-Vergütungsverfahren zurück, beantragt elektronisch über das Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern, je Staat ein Antrag. Die Frist endet am 30. September des Folgejahres. Was erstattet wird, richtet sich nach den Regeln des jeweiligen Staats, und es gelten Mindestbeträge. So funktioniert die Vorsteuer-Erstattung.

Gilt für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen und Selbstständige. Grundlage: § 18g UStG.

Unterwegs: Zahlung, Flug und Hotel

8. Fremdwährung ohne Aufschlag zahlen Geld

Viele Kreditkarten berechnen bei Zahlungen in Fremdwährung ein Auslandseinsatzentgelt. Prüf das Preisverzeichnis und nimm für Reisen außerhalb des Euroraums eine Karte ohne diesen Aufschlag. Fragt das Terminal, ob in Euro oder in Landeswährung abgerechnet werden soll, wähl die Landeswährung, denn sonst rechnet das Terminal zum Kurs des Händlers um. In der Abrechnung setzt du den Euro-Betrag laut Kartenabrechnung an oder rechnest zum Kurs des Belegtags um.

Gilt für alle Reisenden. TRIPORYX rechnet Fremdwährung zum Referenzkurs der EZB um, wenn du keinen Euro-Betrag einträgst.

9. Flug nach Gesamtkosten wählen Geld Zeit

Ein Umstieg ist oft billiger, kostet aber Stunden und manchmal eine Hotelnacht. Rechne die Reisezeit mit deinem Stundensatz ein: Liegt der Aufpreis je gesparter Stunde unter deinem Stundensatz, ist der schnellere Flug der günstigere. Bei unsicheren Terminen zahlt sich ein umbuchbarer Tarif aus; laut einer Befragung von 2019 werden über 20 % der Geschäftsreisen nachträglich umgebucht, geändert oder storniert. Der Flug-Vergleich rechnet das für bis zu drei Angebote.

Gilt für alle, die selbst buchen oder mitentscheiden. Grenzen setzt die Reiserichtlinie.

10. Hotel nach Lage wählen Geld Zeit

Im Hotel verbringst du vor allem die Nacht, die Wege zum Termin fallen täglich doppelt an. Ein günstiges Zimmer mit langer Taxifahrt ist unterm Strich oft teurer als ein teureres in Laufweite. Achte außerdem auf kostenlose Stornierung und eine Rechnung auf den Firmennamen. Der Hotel-Vergleich rechnet Zimmer, Frühstück, Fahrten und Fahrzeit zusammen.

Gilt für alle Reisenden. Mehr im Ratgeber Hotel für Geschäftsreisende.

Nach der Reise: Zeit bei der Abrechnung

11. Belege sofort digital erfassen Zeit Geld

Travel Manager schätzten den Aufwand je Reisekostenabrechnung in einer Studie von GBTA und HRS auf 20 Minuten. In einer Umfrage von Perk aus dem Jahr 2025 gaben 23 % der Befragten an, Belege unterwegs zu verlieren. Wer jeden Beleg beim Bezahlen fotografiert und als geschäftlich oder privat markiert, hat die Abrechnung bei der Landung fast fertig. Belege, die im Ausland entstehen, dürfen dort per Smartphone erfasst werden (GoBD). Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren; eine Verlängerung ist politisch angekündigt, aber nicht beschlossen.

Gilt für alle. Ob das Foto das Papier ersetzt, hängt vom Verfahren deiner Firma ab, dafür braucht sie eine Verfahrensdokumentation. Frag die Buchhaltung.

12. Bleisure sauber trennen Geld

Verlängerst du privat, gehören die privaten Tage nicht in die Abrechnung: keine Pauschale, private Hotelnächte privat. Beim Flug kommt es auf den Anlass an. War ein fester geschäftlicher Termin der Grund der Reise, zählen Hin- und Rückreise ganz geschäftlich; sonst wird nach Zeitanteilen aufgeteilt (BMF-Schreiben vom 06.07.2010). Im Schnitt hatte eine Bleisure-Reise 2025 Gesamtkosten von 1.642 €, davon 616 € privat (BZT-Studie 2026). Was der Arbeitgeber für den privaten Teil zahlt, ist Arbeitslohn. Der Bleisure-Rechner teilt die Kosten auf.

Gilt für Arbeitnehmer und Selbstständige. Private Tage sind außerdem nicht gesetzlich unfallversichert: Versicherung auf Geschäftsreise.

Häufige Fragen