Hotel für Geschäftsreisende wählen

Hotel für die Geschäftsreise: Lage schlägt Zimmerpreis

Die Nacht verbringst du im Hotel, die Wege zum Termin machst du jeden Tag doppelt, oft im Berufsverkehr. Ein günstigeres Zimmer weit draußen ist unterm Strich oft teurer als ein teureres in Laufweite, sobald du Taxi und Fahrzeit einrechnest. Prüf die Fahrzeit zur Hauptverkehrszeit, nicht nachts. Der Hotel-Vergleich rechnet Zimmer, Frühstück, Fahrten und Zeit mit deinem Stundensatz zusammen.

Laut VDR-Geschäftsreiseanalyse 2025 sagen 71 % der Unternehmen, dass die Übernachtung höchstens ein Viertel ihrer Reisekosten ausmacht. Ein paar Euro am Zimmer zu sparen und dafür täglich Zeit im Taxi zu verlieren, ist deshalb selten ein gutes Geschäft.

Stornierung und Flexibilität

Geschäftstermine verschieben sich. Laut einer Befragung von Perk und Toluna aus dem Jahr 2019 werden über 20 % der Geschäftsreisen nachträglich umgebucht, geändert oder storniert. Buch deshalb möglichst einen Tarif mit kostenloser Stornierung bis zum Vortag und vergleiche den Aufpreis mit dem Risiko, eine Nacht umsonst zu zahlen.

Rechnung auf die Firma

Damit deine Firma die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen kann, muss die Rechnung ihren Namen und ihre Anschrift tragen (§ 14 UStG). Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV). Gib die Firmendaten deshalb schon bei der Buchung an, spätestens beim Check-in. Im EU-Ausland holt sich deine Firma die Umsatzsteuer über das Vorsteuer-Vergütungsverfahren zurück, soweit der jeweilige Staat Hotelkosten erstattet.

Frühstück und Verpflegungspauschale

Bezahlt der Arbeitgeber das Hotel mit Frühstück, gilt das Frühstück als gestellt. Die Verpflegungspauschale sinkt dann je Frühstück um 20 % des 24-Stunden-Satzes, im Inland um 5,60 €. Teurer wird die Reise dadurch nicht, nur die steuerfreie Pauschale fällt kleiner aus. Der Spesenrechner zieht das automatisch ab.

Statt der Hotelrechnung darf der Arbeitgeber auch eine Übernachtungspauschale steuerfrei erstatten: 20 € je Nacht im Inland, im Ausland den Satz aus der BMF-Tabelle. Für den eigenen Abzug als Werbungskosten oder Betriebsausgabe zählen dagegen nur die tatsächlichen Kosten.

Messezeiten: früh buchen oder ausweichen

In Messestädten steigen die Hotelpreise während großer Messen stark, und gute Lagen sind früh ausgebucht. Buch, sobald der Messebesuch feststeht, mit kostenloser Stornierung. Eine Alternative ist ein Hotel in einer Nachbarstadt mit schneller Bahnverbindung; Fahrzeit und Ticket rechnest du im Hotel-Vergleich mit ein. Für die Canton Fair in Guangzhou steht alles Nötige im Canton-Fair-Ratgeber.

Bleisure: getrennte Rechnungen

Bleibst du nach den Terminen privat im selben Hotel, bitte beim Check-out um getrennte Rechnungen: die geschäftlichen Nächte auf die Firma, die privaten auf dich. Das spart das Herausrechnen und hält private Posten aus der Firmenabrechnung, was auch der Datensparsamkeit dient. Geht das nicht, reichst du die vollständige Rechnung ein und markierst die privaten Posten. Eine Originalrechnung, die Buchungsbeleg ist, schwärzt du nicht. Reist eine Begleitperson mit, sind steuerlich nur die Kosten anzusetzen, die bei alleiniger Nutzung angefallen wären.

China: Meldepflicht, Fapiao und Sicherheit

• Meldepflicht: Ausländer müssen sich nach jeder Einreise innerhalb von 24 Stunden bei der Polizei anmelden. Hotels erledigen das beim Check-in mit deinem Pass. Wohnst du privat, meldest du dich online an, etwa über das Mini-Programm 12367 in WeChat oder Alipay (Auswärtiges Amt).
• Fapiao: Die offizielle Steuerrechnung kommt nicht automatisch. Verlange sie an der Rezeption auf deinen Firmennamen und nimm zusätzlich die Einzelaufstellung mit, weil die Fapiao oft nur „Unterkunft“ ausweist.
• Hotel-WLAN ist chinesisches Netz, westliche Dienste sind darüber gesperrt. Nutze die Daten deiner Roaming-eSIM.
• Geräte: Das Auswärtige Amt warnt, dass Daten auf Geräten eingesehen und kopiert werden können, besonders wenn sie im Hotelzimmer bleiben. Laptop und Handy nicht unbeaufsichtigt lassen.

Mehr zur Vorbereitung: Geschäftsreise China.

Häufige Fragen