Excel · .xlsx
Vorlage zum Herunterladen
- Ortsauswahl mit allen 215 Sätzen 2026
- Kürzung für Frühstück, Mittag, Abend automatisch
- Belegliste mit Kurs, privat/gemischt
- Kilometer, Vorschuss, Auszahlung, Unterschrift
Online · PDF
Online ausfüllen, als PDF speichern
- Tage per Klick, Ortswechsel je Tag
- Belege mit Foto, EZB-Kurs automatisch
- Bleisure-Aufteilung privat/geschäftlich
- PDF zum Einreichen, CSV für die Buchhaltung
Was in eine Reisekostenabrechnung gehört
- Kopfdaten
Name, Reiseziel, Anlass, Abfahrt und Rückkehr mit Datum und Uhrzeit. - Verpflegung je Tag
An-/Abreisetag oder voller Tag, Land bzw. Stadt, gestellte Mahlzeiten. - Übernachtung
Hotelrechnung oder – nur bei Erstattung durch den Arbeitgeber – Pauschale. - Fahrtkosten
Tickets laut Beleg oder eigene Kilometer × 0,30 €. - Nebenkosten
Taxi, Parken, Visum, Messe, Telefon – jeweils mit Beleg. - Private Anteile
Bei Bleisure: private Tage ohne Pauschale, gemischte Kosten anteilig.
Tipps für eine schnelle Abrechnung
- Belege sofort fotografieren und mit einem Satz beschriften. Nach drei Wochen weiß niemand mehr, was das Taxi in Kanton war.
- Bei Bewirtungen Anlass und Teilnehmer notieren – sonst fällt der Abzug weg.
- Fremdwährung: Am einfachsten ist der Euro-Betrag laut Kartenabrechnung, sonst der Kurs des Belegtags.
- In China zusätzlich zur Fapiao die Hotel-Einzelaufstellung mitnehmen.
Allgemeine Information, keine Steuerberatung
Die Rechner bilden die gesetzlichen Pauschalen und die Verwaltungsauffassung ab. Für deinen Einzelfall – vor allem bei Bleisure-Reisen und Selbstständigkeit – entscheidet im Zweifel deine Steuerberatung oder Lohnbuchhaltung.
Häufige Fragen
Ist die Vorlage für 2026 aktuell?
Ja, die Länderliste enthält alle Sätze aus dem BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025, gültig ab 1. Januar 2026, dazu die Inlandssätze 28 €/14 €.
Kann ich die Vorlage als PDF ausdrucken?
Ja. Das Blatt „Abrechnung“ ist für den Querformat-Druck eingerichtet. Mit der Online-Abrechnung bekommst du direkt ein PDF samt Belegfotos.
Brauche ich eine Anmeldung?
Nein. Die Excel-Datei lädst du direkt herunter, die Online-Abrechnung läuft ohne Konto im Browser.