Reisekosten-Belege: aufbewahren, Fristen, digital

Reisekosten-Belege brauchst du für alles, was du in tatsächlicher Höhe abrechnest: Hotel, Bahn, Flug, Taxi, Bewirtung, Messe und Nebenkosten. Unternehmen müssen Buchungsbelege und Rechnungen 8 Jahre aufbewahren. Ein Foto mit dem Smartphone reicht, auch unterwegs im Ausland, wenn die Ablage den GoBD entspricht. Für Pauschalen brauchst du keinen Beleg, wohl aber die Reisedaten.

Welche Reisekosten-Belege du brauchst

Belege gehen leicht verloren. In einer Befragung des Spesenanbieters Perk von 2025 unter 4.000 Beschäftigten in Deutschland, Großbritannien, Spanien und den USA gaben 23 % an, Belege unterwegs zu verlieren. Fotografier deshalb jeden Beleg direkt nach dem Bezahlen, zum Beispiel im Reiseplaner.

Kleinbetragsrechnung bis 250 €: Pflichtangaben

Für Rechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Regeln (§ 33 UStDV). Vier Angaben müssen drauf sein:

1. vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens, das die Leistung erbringt
2. Ausstellungsdatum
3. Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung
4. Betrag einschließlich Steuer in einer Summe und der Steuersatz, oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Dein Name, eine Steuernummer und eine Rechnungsnummer sind nicht nötig. Für Fahrausweise gilt Ähnliches (§ 34 UStDV). Über 250 € brauchst du eine vollständige Rechnung nach § 14 UStG. Für Bewirtungen gelten zusätzliche Anforderungen, siehe Bewirtungsbeleg.

Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise dürfen immer als Papier- oder PDF-Rechnung kommen, auch unter der E-Rechnungspflicht im Inland. Ausländische Hotels und Restaurants betrifft die deutsche E-Rechnung nicht.

Wie lange du Belege aufbewahren musst

Seit 2025 gilt für Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von 8 statt 10 Jahren (§ 147 Abs. 3 AO, geändert durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz). Rechnungen bewahren Unternehmer ebenfalls 8 Jahre auf (§ 14b UStG). Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse bleiben bei 10 Jahren, sonstige Unterlagen bei 6 Jahren. Als Arbeitnehmer gibst du Belege an den Arbeitgeber; für Werbungskosten hebst du sie auf, damit du sie dem Finanzamt auf Nachfrage zeigen kannst.

Rechenbeispiel: Hotelrechnung vom März 2026

Beleg entstanden

März 2026

Frist beginnt

01.01.2027

Frist endet

31.12.2034

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, und läuft dann 8 Jahre. Sie endet nicht, solange die steuerliche Festsetzungsfrist noch offen ist. Rechnerisch heißt das für 2026: Buchungsbelege bis einschließlich 2017 dürfen weg, sofern keine Festsetzungsfrist entgegensteht.

Belege fotografieren und scannen nach GoBD

Die Finanzverwaltung erlaubt, Papierbelege per Scan oder Smartphone-Foto zu erfassen und danach mit der digitalen Fassung weiterzuarbeiten. Die Regeln stehen in den GoBD, dem BMF-Schreiben zur Buchführung in elektronischer Form:

• Bildlich gleich: Das Foto muss mit dem Original übereinstimmen und lesbar sein. Farbe ist nötig, wenn sie Beweisfunktion hat. Signatur oder Zeitstempel sind nicht vorgeschrieben.
• Erfassung im Ausland: Belege einer Auslandsdienstreise darfst du direkt vor Ort mit dem Smartphone erfassen.
• Verfahrensdokumentation: Das Unternehmen legt fest, wer wann was erfasst, wie Lesbarkeit und Vollständigkeit geprüft und wie Fehler protokolliert werden. Fehlt sie, ist das allein noch kein formeller Mangel, solange alles nachvollziehbar bleibt.
• Unveränderbar und verfügbar: Die Dateien müssen unveränderbar, jederzeit verfügbar und lesbar sein. Eine einfache Ablage im Dateiordner genügt dafür in der Regel nicht.
• Original vernichten: Nach der bildlichen Erfassung darf das Papier weg, sofern keine andere Vorschrift das Original verlangt.
• Zeitnah: Unbare Vorgänge innerhalb von 10 Tagen zu erfassen, gilt als zeitnah.

Fremdwährung und fremdsprachige Belege

Belege in Fremdwährung rechnest du in Euro um. Am einfachsten ist in der Praxis der Euro-Betrag laut Kartenabrechnung, sonst der EZB-Referenzkurs des Belegtags. Welche Methode gilt, legt oft die Reiserichtlinie fest. Beispiel: Ein Hotel in Shanghai über 1.150 CNY erscheint auf der Kreditkartenabrechnung mit 147,30 €; dieser Betrag geht in die Abrechnung. Trägst du keinen Euro-Betrag ein, holt der Reiseplaner den EZB-Kurs des Belegtags automatisch.

Ist ein Beleg in einer fremden Sprache, kann das Finanzamt eine Übersetzung verlangen, in begründeten Fällen eine beglaubigte (§ 146 Abs. 3 AO, § 87 Abs. 2 AO). Schreib dir zu jedem Beleg ein paar Worte auf Deutsch dazu: was, wo, wofür.

Fapiao: Belege aus China

In China ist der Fapiao (发票) die offizielle Steuerrechnung. Kassenbon, Quittung und Kreditkartenbeleg sind kein Fapiao. Hotels, Restaurants und Taxis stellen ihn nicht automatisch aus, du musst ihn anfordern. Seit 1. Dezember 2024 gibt es landesweit den vollständig digitalen Fapiao, der dem Papier rechtlich gleichgestellt ist.

• Lass den Fapiao auf den Firmennamen ausstellen. Ohne chinesische Steuernummer wird in der Praxis meist nur der Firmenname eingetragen; abschließend geprüft ist das nicht.
• Nimm im Hotel zusätzlich die Einzelaufstellung mit, weil der Fapiao oft nur „Unterkunft“ ausweist.
• Heb Fapiao und Zahlungsnachweis zusammen auf, bei Bewirtungen dazu den Eigenbeleg.

Wie du in China bezahlst und den Fapiao anforderst, steht unter Bezahlen in China.

Beleg verloren: was du tun kannst

Eine feste Regel für verlorene Belege haben wir in Gesetz und Verwaltungsanweisungen nicht gefunden. So gehst du vor:

• Bitte Hotel, Airline oder Händler um eine Kopie der Rechnung. Online-Buchungen kannst du meist erneut herunterladen.
• Die Kartenabrechnung belegt Datum, Empfänger und Betrag. Für den Vorsteuerabzug reicht sie nicht, dafür brauchst du eine Rechnung.
• Ob ein selbst geschriebener Ersatzbeleg anerkannt wird, entscheiden Arbeitgeber oder Finanzamt im Einzelfall. Für Bewirtungen verlangt die Verwaltung eine maschinelle Rechnung des Restaurants.
• Verpflegungspauschalen hängen nicht an Belegen. Ein verlorener Bon für dein eigenes Essen kostet dich nichts.

Häufige Fragen