Ausländische Umsatzsteuer zurückholen: EU-Vorsteuervergütung

Ausländische Umsatzsteuer, die dein Unternehmen auf einer Geschäftsreise zahlt, kannst du in Deutschland nicht als Vorsteuer abziehen. Aus anderen EU-Staaten holst du sie über die EU-Vorsteuervergütung zurück (§ 18g UStG in Verbindung mit der Richtlinie 2008/9/EG). Den Antrag stellst du online beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), das ihn an den Erstattungsstaat weiterleitet. Frist ist der 30. September des Folgejahres.

Wer die Vorsteuervergütung beantragen kann

• Antragsberechtigt ist das Unternehmen, nicht der einzelne Reisende. Lass Rechnungen deshalb möglichst auf die Firma ausstellen.
• Das Unternehmen darf im Erstattungsstaat keine eigenen steuerpflichtigen Umsätze haben. Ausnahmen gelten etwa für Reverse-Charge-Umsätze und das OSS- bzw. IOSS-Verfahren.
• Für Kleinunternehmer, Unternehmen mit Durchschnittssätzen nach § 24 UStG und Unternehmen mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen leitet das BZSt den Antrag nicht weiter.
• Reiseveranstalter können Vorsteuer aus Reisevorleistungen nicht abziehen (§ 25 Abs. 4 UStG). Die Vergütung eignet sich nur für eigene Geschäftsreisen, nicht für Kundenreisen.

EU-Vorsteuervergütung: so läuft der Antrag

1. Rechnungen nach Ländern sortieren
   Für jeden Mitgliedstaat stellst du einen eigenen Antrag.
2. Im BZSt-Online-Portal anmelden
   Der Antrag geht nur elektronisch über das BOP mit ELSTER-Zertifikat. Papieranträge sind nicht zulässig.
3. Belege einzeln erfassen
   Jede Rechnung mit Kennziffer der Kostenart: 1 Kraftstoff, 5 Fahrtkosten wie Taxi und öffentlicher Verkehr, 6 Beherbergung, 7 Speisen, Getränke und Restaurant, 8 Messe-Eintritte, 9 Luxus, Vergnügen und Repräsentation.
4. Rechnungskopien bereithalten
   Der Erstattungsstaat kann Kopien verlangen, wenn die Bemessungsgrundlage 1.000 € oder mehr beträgt, bei Kraftstoff ab 250 €.
5. Entscheidung des Erstattungsstaats
   Das BZSt leitet den Antrag weiter. Entschieden wird nach den Regeln des jeweiligen Landes.

Frist und Mindestbeträge

Der Antrag muss bis 30. September des Folgejahres beim BZSt eingehen; maßgeblich ist der Eingang. Für Rechnungen aus 2025 ist die Frist am 30.09.2026 abgelaufen, für 2026 läuft sie bis 30.09.2027. Ein Antrag umfasst höchstens ein Kalenderjahr.

Rechenbeispiel: Messebesuch im EU-Ausland

Dein Unternehmen schickt dich 2026 auf eine Messe in einem anderen EU-Staat. Die Rechnungen weisen diese Umsatzsteuer aus:

Als Jahresantrag reicht der Mindestbetrag von 50 €. Ein Antrag nur für ein Quartal läge unter der Grenze von 400 €. Schließt das Land Hotel und Restaurant aus, wie es die EU-Länderinformationen etwa für Belgien nennen, bleiben 52,00 €. Auch das reicht für einen Jahresantrag.

Was nicht erstattet wird: Länderbesonderheiten

Welche Kosten erstattet werden, bestimmt der Erstattungsstaat nach seinem eigenen Recht. Die Länderinformationen der EU-Kommission nennen zum Beispiel:

• Frankreich: keine Erstattung für die Unterkunft von Geschäftsführung und Personal
• Belgien: keine Erstattung für Unterkunft, Speisen, Getränke und Bewirtung
• Niederlande: keine Erstattung für Speisen und Getränke in Hotels und Restaurants
• Polen: keine Erstattung für Unterkunft und Verpflegung
• Österreich: keine Erstattung für Repräsentation

Drittstaaten: Schweiz, Norwegen, Vereinigtes Königreich

Außerhalb der EU gibt es kein Verfahren über das BZSt. Der Antrag geht direkt an den jeweiligen Staat. Die nötige Unternehmerbescheinigung (Muster USt 1 TN) stellt dein Finanzamt aus. Einen Anhaltspunkt, welche Staaten erstatten, gibt die BMF-Liste zur Gegenseitigkeit vom 9. November 2022. Sie regelt zwar die Gegenrichtung, also Unternehmen aus Drittstaaten in Deutschland. Gegenseitigkeit besteht danach unter anderem mit der Schweiz, Norwegen, dem Vereinigten Königreich, Japan, Kanada, Taiwan, den Vereinigten Arabischen Emiraten und der Republik Korea.

Für Japan konnten wir Frist und Mindestbetrag nicht verifizieren.

China: in der Regel keine Erstattung

Für China haben wir kein Verfahren gefunden, über das ausländische Unternehmen Mehrwertsteuer zurückbekommen. Das seit 1. Januar 2026 geltende chinesische Mehrwertsteuergesetz kennt nur die Erstattung von Überhängen für registrierte Steuerpflichtige. Selbst chinesische Unternehmen dürfen Vorsteuer auf Restaurant- und Unterhaltungsleistungen nicht abziehen. Auf der BMF-Liste steht China bei den Staaten ohne Gegenseitigkeit. Eine ausdrückliche Aussage der chinesischen Behörden, dass nicht erstattet wird, gibt es allerdings nicht. Plane die chinesische Mehrwertsteuer auf Hotel, Restaurant und Taxi deshalb als Kosten ein und lass Sonderfälle von deiner Steuerberatung prüfen.

Die chinesische Erstattung bei der Ausreise gilt nur für Waren, die ausländische Reisende in registrierten Geschäften kaufen, ab 200 RMB pro Tag und Geschäft. Für Dienstleistungen wie Hotel, Essen oder Taxi gilt sie nicht. Mehr zu Fapiao und Bezahlen unter Bezahlen in China.

Häufige Fragen