Gib Ziel, Reisedaten und Zweck ein. Der Reiseplaner nimmt aus dieser Liste nur die Punkte, die für deine Reise gelten, und setzt jeweils ein Kalenderdatum dazu.
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Vorher: die Checkliste bis zur Abreise
8 bis 10 Wochen vorher
Montage oder Service vor Ort? Arbeitserlaubnis klären
Besprechungen, Verhandlungen und Messebesuche sind in vielen Ländern ohne Arbeitsvisum möglich. Installation, Inbetriebnahme oder Reparatur oft nicht. Kläre das früh mit Kunde und Botschaft.
Reisepass prüfen
Außerhalb von EU, EWR und Schweiz brauchst du fast immer den Reisepass. Indien, Thailand, Vietnam, Singapur, Mexiko und die VAE verlangen bei der Einreise noch mindestens sechs Monate Gültigkeit. Ein neuer Pass dauert oft mehrere Wochen.
4 bis 6 Wochen vorher
Einreiseform klären und beantragen
Visumfrei, elektronische Genehmigung wie ESTA oder ETA, E-Visum oder Visum? Das Non-B-Visum für Thailand oder das Geschäftsvisum für Saudi-Arabien brauchen vier bis sechs Wochen. Der Einreise-Check zeigt Form, Kosten und Vorlauf.
Flug nach Gesamtkosten buchen
Ticketpreis plus Reisezeit mal Stundensatz plus eine eventuelle Zusatznacht. Der Flug-Vergleich rechnet aus, was dich jede gesparte Stunde kostet. Bei unsicheren Terminen lohnt ein umbuchbarer Tarif.
Hotel nach Lage zum Termin wählen
Das billigere Zimmer wird teuer, wenn jeden Tag lange Taxifahrten dazukommen. Kostenlose Stornierung und eine Rechnung auf die Firma gehören dazu. Mehr im Ratgeber Hotel für Geschäftsreisende.
Bei Bleisure: Urlaub beantragen und Mehrkosten klären
Private Verlängerungstage sind Urlaub und brauchen einen genehmigten Antrag. Kläre vorher, wer einen späteren Rückflug oder private Hotelnächte zahlt. Was der Arbeitgeber für den privaten Teil übernimmt, ist Arbeitslohn.
Bei Messen: Registrierung und Hotel
Besucherticket oder Einkäufer-Registrierung online erledigen, Hotels zur Messezeit früh buchen. Für die Canton Fair gibt es einen eigenen Ratgeber.
2 bis 3 Wochen vorher
Für Ostasien: Visitenkarten drucken lassen
In China, Japan und Korea gehören Visitenkarten zum Ritual. Für China zweisprachig mit chinesischer Rückseite. Der Druck dauert, deshalb früh bestellen.
Im Inland: Anreise buchen
Bahn, Flug oder Auto. Mit dem eigenen Pkw sind 0,30 € je gefahrenem Kilometer steuerfrei erstattbar.
Auslandskrankenversicherung klären
Bei einer Dienstreise außerhalb von EU und EWR muss nach § 17 SGB V zunächst der Arbeitgeber die Behandlungskosten tragen. Frag nach der Dienstreise-Police und ob sie an privaten Tagen gilt. Details: Versicherung auf Geschäftsreise.
Kreditkarte ohne Auslandseinsatzentgelt einstecken
Viele Karten berechnen bei Zahlungen in Fremdwährung einen Aufschlag. Prüf das Preisverzeichnis und zahl am Terminal in Landeswährung.
In Europa: Personalausweis oder Pass gültig?
In EU, EWR und Schweiz reicht für Deutsche der Personalausweis. Polen akzeptiert keine abgelaufenen Dokumente.
Für China: Alipay und WeChat Pay einrichten
Ohne mobiles Bezahlen wird der Alltag in China mühsam. Kreditkarte verknüpfen und die Passprüfung noch in Deutschland erledigen. Anleitung: Alipay für Ausländer.
In der Woche vor der Reise
Gastgeschenke besorgen
Geschenke an Geschäftspartner sind bis 50 € je Empfänger und Wirtschaftsjahr als Betriebsausgabe abziehbar. Beleg aufheben und den Namen des Empfängers notieren.
In EU, EWR und Schweiz: A1-Bescheinigung beantragen
Sie belegt, dass du in Deutschland sozialversichert bleibst. Nach geltendem Recht brauchst du sie auch für einen eintägigen Termin. Der Arbeitgeber beantragt sie elektronisch, Selbstständige beantragen selbst. Mehr: A1-Bescheinigung.
Reisehinweise lesen und in die Krisenvorsorgeliste eintragen
Die Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amts zeigen Lage, Gesundheit und Zoll. Der Eintrag in die Krisenvorsorgeliste Elefand ist kostenlos und hilft der Botschaft im Notfall.
Termine bestätigen, Adressen offline speichern
Ansprechpartner, Telefonnummer, Adresse und Anfahrt in einer Notiz ablegen, die ohne Netz funktioniert. Für China die Adressen in chinesischen Schriftzeichen speichern.
Transfer vom Flughafen planen
Taxi, Bahn oder vorgebuchter Fahrer. Am Flughafen nur offizielle Taxistände nutzen.
Daten im Ausland: Roaming oder Reise-eSIM
In der EU gilt Roaming zu Inlandspreisen, in der Schweiz hängt es vom Tarif ab. Außerhalb der EU ist eine Reise-eSIM oft deutlich günstiger. Für China eine Roaming-eSIM wählen: eSIM für China.
Mit möglichst wenig Firmendaten reisen
Nur nötige Daten auf Laptop und Handy, Updates einspielen, Geräte nicht unbeaufsichtigt lassen. Die US-Grenzbehörde darf Geräte durchsuchen, für China warnt das Auswärtige Amt vor dem Kopieren von Daten. Viele Firmen geben dafür Reisegeräte aus.
Die letzten Tage
Für China: Apps installieren
Karten (Amap), Taxi (Didi), Bahn und Hotel (Trip.com) und ein Übersetzer mit Offline-Paket. In China sind manche App-Stores nicht erreichbar. Die wichtigsten China-Apps.
Reiseadapter einpacken
Großbritannien, Hongkong, Singapur, die VAE und Saudi-Arabien nutzen Typ G, USA, Kanada, Mexiko und Japan Typ A und B, die Schweiz Typ J. Übersicht unten im Ausland-Spezial.
Für China: Powerbank mit CCC-Zeichen
Auf allen Flügen ab China werden Powerbanks ohne sichtbares CCC-Prüfzeichen ausnahmslos einbehalten. Deutsche Powerbanks haben das Zeichen meist nicht.
Digitale Ankunftskarte ausfüllen
China (Ankunftskarte, online vorab über die Einwanderungsbehörde NIA möglich), Singapur (SG Arrival Card, innerhalb von 3 Tagen vor Ankunft), Südkorea (e-Arrival Card, innerhalb von 3 Tagen), Indien (e-Arrival Card, ab 72 Stunden vorher) und Thailand (TDAC, frühestens 3 Tage vorher). Nur die offiziellen Seiten nutzen.
Offline-Paket aufs Handy
Pass-Kopie, Buchungen, Hoteladresse, Notfallnummern und Offline-Karten. TRIPORYX läuft nach dem ersten Öffnen auch ohne Netz.
Online einchecken
Bordkarte aufs Handy, bei Langstrecke den Sitzplatz prüfen.
Bei Bleisure: Privates mit privater Karte zahlen
Dann sind geschäftliche und private Ausgaben schon beim Bezahlen getrennt.
Unterwegs
Jeden Beleg sofort fotografieren und zuordnen
Foto, Betrag, geschäftlich oder privat. In einer Umfrage von 2025 gaben 23 % der Befragten an, Belege unterwegs zu verlieren.
Gestellte Mahlzeiten notieren
Frühstück im vom Arbeitgeber bezahlten Hotel oder ein Essen, das er stellen lässt, kürzt die Verpflegungspauschale: um 20 % des Tagessatzes je Frühstück und um 40 % je Mittag- oder Abendessen.
Ortswechsel notieren
Im Ausland zählt für die Pauschale das Land, das du vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichst. Wer weiterreist, braucht Datum und Ort.
Bewirtung: Anlass und Teilnehmer aufschreiben
Ohne diese Angaben erkennt das Finanzamt die Bewirtung nicht an. Abziehbar sind 70 % der angemessenen Kosten.
In China: Fapiao verlangen
Die Fapiao ist die offizielle chinesische Steuerrechnung und kommt nicht automatisch. An Rezeption oder Kasse ausdrücklich verlangen, im Hotel zusätzlich die Einzelaufstellung mitnehmen.
Bei Bleisure: getrennte Hotelrechnungen verlangen
Beim Check-out die geschäftlichen Nächte auf die Firma und die privaten auf dich ausstellen lassen. Das spart das Herausrechnen.
Nachher
Kontakte und Zusagen nachfassen
Gesprächsnotizen, Angebote, Muster: innerhalb von drei Tagen, solange sich alle erinnern.
Reisekosten abrechnen
Tage, Pauschalen, Kürzungen und Belege zusammenstellen und einreichen. Die Abrechnungs-Vorlage oder der Reiseplaner nehmen dir das Rechnen ab.
Bei Bleisure: private Kosten herausnehmen
Private Hotelnächte fallen ganz heraus. Wie der Flug aufgeteilt wird, hängt vom Anlass der Reise ab; der Bleisure-Rechner zeigt es.
Belege ablegen
Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren. Einen Originalbeleg, der Buchungsbeleg ist, nicht schwärzen.
Umsatzsteuer aus dem EU-Ausland zurückholen
Unternehmen beantragen die Vorsteuer auf Hotel, Messe oder Taxi im EU-Ausland über das Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern. So geht die Vorsteuer-Erstattung.
Ausland-Spezial: was bei Reisen ins Ausland dazukommt
Reisepass und Ausweis
In EU, EWR, Schweiz und Türkei reist du als Deutscher mit dem Personalausweis. Für Großbritannien, die USA, Kanada und fast alle Fernziele brauchst du den Reisepass. Elektronische Genehmigungen wie ESTA, eTA und ETA hängen am Pass: Mit einem neuen Pass beantragst du sie neu.
Einreise
Die Form reicht von visumfrei über elektronische Genehmigungen bis zum Visum mit Antrag bei der Botschaft. Entscheidend ist der Zweck: Meetings, Verhandlungen und Messen gelten meist als Geschäftsreise, Montage und Service oft als Arbeit. Übersicht für 19 Länder: Visum & Einreise für Geschäftsreisen.
A1-Bescheinigung
Für jede berufliche Tätigkeit in EU, EWR und Schweiz, auch für ein eintägiges Meeting. Eine EU-Erleichterung für Dienstreisen bis drei Tage ist beschlossen, aber noch nicht in Kraft.
Versicherung
Der gesetzliche Unfallschutz gilt nur für die betriebliche Tätigkeit, private Tage sind nicht versichert. Dienstreise-Krankenversicherungen können mit dem dienstlichen Teil enden. Mit China gibt es kein Abkommen zur Krankenversicherung, die EHIC gilt dort nicht.
Zahlung
Kreditkarte ohne Auslandseinsatzentgelt, am Terminal in Landeswährung zahlen, etwas Bargeld als Reserve. In China läuft der Alltag über Alipay und WeChat Pay.
Netz
In der EU gilt Roaming zu Inlandspreisen, außerhalb lohnt meist eine Reise-eSIM. Für Hongkong ein Paket für Greater China wählen, eine reine Festland-eSIM gilt dort meist nicht. Hotel-WLAN in China ist chinesisches Netz, westliche Dienste sind darüber gesperrt.
Adapter und Spannung
- Typ G (britisch): Großbritannien, Hongkong, Singapur, VAE, Saudi-Arabien.
- Typ A und B (amerikanisch): USA, Kanada, Mexiko, Japan.
- Typ J: Schweiz. Der flache Eurostecker passt, der Schuko-Stecker nicht.
- Typ E: Frankreich, Polen. Schuko-Stecker mit Hybridstift passen meist.
- Typ C und F: Türkei, Südkorea. Der Schuko-Stecker passt.
- Weitere: China Typ A und I (Schuko passt nicht), Indien C, D und M, Brasilien N, Thailand und Vietnam Mischsteckdosen, Adapter empfohlen.
- Spannung: Japan 100 V, USA und Kanada 120 V, Mexiko und Teile Brasiliens 127 V. Laptop- und Handy-Netzteile vertragen meist 100 bis 240 V; das steht auf dem Netzteil.
Persönliche Checkliste mit Datum erzeugen
Häufige Fragen
Was gehört auf eine Checkliste für die Geschäftsreise?
Wie früh muss ich meinen Reisepass prüfen?
Brauche ich für eine Dienstreise in die EU eine A1-Bescheinigung?
Kann ich die Checkliste ausdrucken?
- Auswärtiges Amt: Reise- und Sicherheitshinweise
- Auswärtiges Amt: China, Reise- und Sicherheitshinweise
- § 17 SGB V – Leistungen bei Beschäftigung im Ausland
- Verordnung (EG) Nr. 883/2004
- ICA Singapur: SG Arrival Card
- Südkorea: e-Arrival Card
- Thailand Digital Arrival Card (TDAC)
- Indian e-Visa (offizielles Portal)
- Perk/OnePoll, Pressemitteilung vom 04.06.2025
- § 4 EStG – Betriebsausgaben, Bewirtung, Geschenke
- § 147 AO – Aufbewahrungsfristen